Notarialny odpis elektroniczny

Jeszcze kilka lat temu odpis notarialny kojarzył się wyłącznie z dokumentem papierowym – opieczętowanym, zszytym i przechowywanym w teczce. Dziś coraz więcej instytucji – w tym banki, deweloperzy, czy sądy – przyjmuje dokumenty elektroniczne, które notariusz może przygotować i poświadczyć cyfrowo. Czym jest notarialny odpis elektroniczny, jak wygląda jego przygotowanie i w jakich sytuacjach warto z niego skorzystać? Odpowiedzi znajdziesz poniżej – opieramy się na realnych danych i doświadczeniach z naszej kancelarii.

Czym jest notarialny odpis elektroniczny

Notarialny odpis elektroniczny, czyli dokument poświadczony przez notariusza, który można zapisać na komputerze, w chmurze lub przesłać mailem

Notariusz może poświadczyć zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Takie poświadczenie potwierdza, że odpis, wyciąg lub kopia ma taką samą treść i wygląd jak okazany notariuszowi dokument.

Do 07 września 2016 roku możliwe było dokonanie przez notariusza poświadczenia jedynie w formie papierowej. Obecnie notariusz ma możliwość poświadczenia odpisu, wyciągu lub kopii również w formie elektronicznej.

Notarialny odpis elektroniczny – jak powstaje, jak wygląda, jak to działa?

Notariusz z okazanego mu oryginału dokumentu w formie papierowej sporządza jego elektroniczną kopię w formacie pdf do tego dodaje klauzulę poświadczeniową i potwierdza swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym mu dokumentem. Dokument przygotowany przez notariusza jest zabezpieczony przed dokonywaniem zmian, a fakt sporządzenia takiego poświadczenia notariusz rejestruje w Repertorium A kancelarii. Następnie takie elektroniczne poświadczenie notariusz przesyła do klienta (najczęściej zakodowane lub przy użyciu bezpiecznej platformy ustalonej z klientem). Klient może takie poświadczenie wykorzystywać wielokrotnie. Każdy odpis elektroniczny jest jego „oryginałem”, tzn. wystarczy jeden dokument, który można wielokrotnie wykorzystywać (np. kopiować czy wysyłać) co jest dużą zaletą w porównaniu z odpisem w tradycyjnej formie.

Czy można w drugą stronę – z dokumentu elektronicznego zrobić papierowy odpis notarialny?

Notariusz na podstawie przesłanego mu dokumentu elektronicznego, który podpisany został przez osobę/osoby posiadające podpis kwalifikowany, może przygotować tradycyjny odpis papierowy, opisując szczegółowo podpisy i certyfikaty podpisów osób, które dokument ten elektronicznie podpisały.

Jakie podmioty i w jakich sytuacjach używają notarialnych odpisów elektronicznych?

Pierwotnie uważano, że ta czynność notarialna będzie niszowa i nie będzie zbyt często wykorzystywana.

Obecnie praktyka pokazuje jednak, że notarialne dokumenty elektroniczne mają szereg zastosowań i cieszą się sporym zainteresowaniem, w szczególności banków i deweloperów (przykładowo):

• deweloperzy preferują otrzymywanie od notariusza elektronicznych odpisów umów deweloperskich, umów sprzedaży/przenoszących zamiast papierowych wypisów tych umów,
• banki przy obsłudze rachunków indywidualnych w ramach rachunków powierniczych funkcjonujących przy umowach deweloperskich wolą obsługę umów deweloperskich poprzez odpisy elektroniczne tych umów (zamiast papierowych wypisów tych umów),
• przy procedurze kredytowej, również na rynku wtórnym banki coraz częściej udzielają kredytów w oparciu o notarialne elektroniczne odpisy umów przedwstępnych czy umów sprzedaży,
• uchwały korporacyjne, które podpisane zostały przez członków organów przy użyciu podpisów kwalifikowanych, a które przesłane muszą zostać w formie papierowej, gdyż odbiorca nie akceptuje dokumentów elektronicznych (np. do sądu wieczystoksięgowego) – na podstawie dokumentu elektronicznego przygotowywane mogą być przez notariusza odpisy papierowe.
• W procedurach przetargowych często jest wymóg załączania do wniosków przetargowych załączników dokumentów w formie elektronicznej poświadczonych przez notariusza kwalifikowanym podpisem.

Jakie dokumenty popularne przy Aktach Notarialnych można uzyskać w formie elektronicznej z Urzędów?

Coraz więcej urzędów w Polsce ma już opcję wydawania nie tylko dokumentów papierowych (opieczętowanych i podpisanych), ale również dokumentów w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym (np. zaświadczenia o podatku od spadków i darowizn z urzędu skarbowego, zaświadczenia dotyczące lasów czy zaświadczenia o braku osób zameldowanych w lokalu/nieruchomości), przy czym uzyskanie dokumentu elektronicznego w praktyce jest dużo szybsze i łatwiejsze. Bywa też, że niektóre urzędy nie mają już opcji wydawania dokumentów papierowych (np. niektóre urzędy skarbowe nie mają już pieczęci i wydają tylko dokumenty elektroniczne). W tej sytuacji obsługa przez kancelarię notarialną dokumentów elektronicznych staje się „must have” i coraz więcej kancelarii (tak jak i nasza kancelaria) ma taką możliwość.

Od dłuższego czasu Kancelaria Notarialna Małgorzaty Nowosielskiej akceptuje dokumenty elektroniczne z podpisem kwalifikowanym, które klienci uzyskują z urzędów. W sytuacji, gdy dany dokument przesłany do naszej kancelarii jest w wersji elektronicznej, musi być:

• załącznikiem (papierowym) do oryginału aktu notarialnego, albo
• załącznikiem do wypisu aktu notarialnego i musi być wysłany np. do sądu wieczystoksięgowego,

Jeżeli przy aktach mamy dokumentację elektroniczną z Urzędów, wówczas robimy odpis papierowy z dokumentu elektronicznego i taki dokument papierowy załączamy do oryginału aktu notarialnego, i odpowiednio opisujemy to w treści aktu notarialnego.  

Notarialne odpisy elektroniczne w prowadzonej przeze mnie kancelarii notarialnej:

• 1-szy odpis elektroniczny zrobiliśmy w 2019 roku,
• 6 sztuk – zrobiliśmy w 2019 roku,
• 274 sztuki – w 2020 roku,
• 955 sztuk – w 2021 roku,
• 862 – w 2022 roku,
• 1648 – w 2023 roku,
• 1963 – tyle dokumentów elektronicznych sporządziliśmy w 2024 roku!. To średnio 163 dokumenty elektroniczne w miesiącu.

Cały czas pracujemy nad popularyzacją dokumentów elektronicznych. Ciekawi jesteśmy czy w 2025 roku przekroczymy ilość 2000 sztuk odpisów elektronicznych w naszej Kancelarii?

Na zakończenie

Notarialny odpis elektroniczny to wygodne i bezpieczne narzędzie, które w wielu przypadkach z powodzeniem zastępuje klasyczny dokument papierowy.

Z roku na rok rośnie liczba sytuacji, w których jego użycie nie tylko przyspiesza procesy prawne czy finansowe, ale też ułatwia życie klientom. Jeśli chcesz sprawdzić, czy w Twojej sprawie możliwe jest zastosowanie formy elektronicznej – warto zapytać notariusza.

Dzięki takiemu rozwiązaniu oszczędzasz czas, koszty i… przestrzeń w segregatorze.

__________________

Powiązane czynności notarialne – inne usługi