Notarialny odpis elektroniczny

Notariusz może poświadczyć zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym dokumentem. Takie poświadczenie potwierdza, że odpis, wyciąg lub kopia ma taką samą treść i wygląd jak okazany notariuszowi oryginał dokumentu.

Do 07 września 2016 roku możliwe było dokonanie przez notariusza poświadczenia jedynie w formie papierowej. Obecnie notariusz ma możliwość poświadczenia odpisu, wyciągu lub kopii również w formie elektronicznej.

Notarialny odpis elektroniczny – jak powstaje, jak wygląda, jak to działa?

Notariusz z okazanego mu oryginału dokumentu w formie papierowej sporządza pdf tego dokumentu, dodaje klauzulę poświadczeniową i potwierdza swoim kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodność odpisu, wyciągu lub kopii z okazanym mu dokumentem. Dokument przygotowany przez notariusza jest zabezpieczony przed dokonywaniem zmian, a fakt sporządzenia takiego poświadczenia notariusz rejestruje w Repertorium A kancelarii. Następnie takie elektroniczne poświadczenie notariusz przesyła do klienta (najczęściej zakodowane lub przy użyciu bezpiecznej platformy ustalonej z klientem). Klient może takie poświadczenie wykorzystywać wielokrotnie. Każdy odpis elektroniczny jest „oryginałem”, tzn. wystarczy jeden dokument który można wielokrotnie wykorzystywać (np. kopiować, czy wysyłać) co jest dużą zaletą w porównaniu z odpisem w tradycyjnej formie.

Czy można w drugą stronę – z dokumentu elektronicznego zrobić papierowy odpis notarialny?

Notariusz na podstawie przesłanego mu dokumentu elektronicznego, który podpisany został przez osobę/osoby posiadające podpis kwalifikowany, może przygotować tradycyjny odpis papierowy, opisując szczegółowo podpisy i certyfikaty podpisów osób, które dokument ten elektronicznie podpisały.

Jakie podmioty i w jakich sytuacjach używają notarialnych odpisów elektronicznych?

Pierwotnie uważano, że ta czynność notarialna będzie niszowa i nie będzie zbyt często wykorzystywana.
Obecnie praktyka pokazuje jednak, że notarialne dokumenty elektroniczne mają szereg zastosowań i cieszą się sporym zainteresowaniem, w szczególności banków i deweloperów (przykładowo):

• deweloperzy preferują otrzymywanie od notariusza elektronicznych odpisów umów deweloperskich, umów sprzedaży/przenoszących zamiast papierowych wypisów tych umów,
• banki przy obsłudze rachunków indywidualnych w ramach rachunków powierniczych funkcjonujących przy umowach deweloperskich wolą obsługę umów deweloperskich poprzez odpisy elektroniczne tych umów (zamiast papierowych wypisów tych umów);
• przy procedurze kredytowej, również na rynku wtórnym banki coraz częściej udzielają kredytów w oparciu o notarialne elektroniczne odpisy umów przedwstępnych czy umów sprzedaży,
• przy niektórych przetargach dopuszczane są dokumenty elektroniczne poświadczane za zgodność przez notariusza,
• uchwały korporacyjne, które podpisane zostały przez członków organów przy użyciu podpisów kwalifikowanych, a które przesłane muszą zostać w formie papierowej, gdyż odbiorca nie akceptuje dokumentów elektronicznych (np. do sądu wieczystoksięgowego) – na podstawie dokumentu elektronicznego przygotowywane mogą być przez notariusza odpisy papierowe.

Notarialne odpisy elektroniczne w prowadzonej przeze mnie kancelarii notarialnej:

1-szy odpis elektroniczny zrobiliśmy w 2019 roku,

6 sztuk – zrobiliśmy w 2019 roku,

274 sztuki – w 2020 roku,

955 sztuk – w 2021 roku,

862 – w 2022 roku,

1648 – zrobiliśmy w 2023 roku,

A nasz ambitny target na 2024 rok to 2500 sztuk!